Dokumentenverarbeitung in der Industrie

REMBE GmbH, KALO — Industrie & Maschinenbau

Wie REMBE und KALO ihre Dokumentenprüfung mit KI automatisierten — 80% weniger manueller Aufwand.

Herausforderung

REMBE, ein Spezialist für Explosionsschutz und Druckentlastung, verarbeitet jährlich über 50.000 Dokumente — Aufträge, Lieferscheine, Zertifikate. Drei Mitarbeiter waren allein mit der manuellen Prüfung und Datenerfassung beschäftigt. Bei 5% Fehlerquote.

Ausgangssituation

  • 3 FTE für manuelle Dokumentenprüfung
  • 50.000+ Dokumente pro Jahr
  • 5% Fehlerquote bei manueller Erfassung
  • Durchlaufzeit von 3–5 Tagen pro Auftrag
  • Wachstum machte manuelle Skalierung unmöglich

Vorgehen

  1. Pilotphase mit einem Dokumententyp (Lieferscheine)
  2. MVP-Entwicklung: KI-Klassifizierung und Datenextraktion
  3. Integration in bestehendes ERP-System
  4. Human-in-the-Loop-Workflow für Ausnahmen
  5. Rollout auf alle Dokumententypen in 3 Phasen

Lösung

KI-basierte Dokumentenklassifizierung mit automatisierter Datenextraktion und ERP-Integration. Routinefälle werden vollautomatisch verarbeitet. Bei Unsicherheit geht das Dokument zur manuellen Prüfung — die KI lernt aus jeder Korrektur.

Nutzen / Ergebnis

  • 80% Zeitersparnis bei Dokumentenverarbeitung
  • Fehlerquote von 5% auf 0,5% gesenkt
  • Durchlaufzeit von 3–5 Tagen auf unter 1 Tag
  • ROI in 8 Monaten
  • Mitarbeiter für wertschöpfendere Aufgaben freigespielt