Smart Inbox Processing

Das Problem

Jeden Morgen dasselbe Bild: hunderte E-Mails im Posteingang. Rechnungen, Kundenanfragen, Aufträge, interne Mails. Ihre Mitarbeiter sortieren, kategorisieren, leiten weiter. Stunden vergehen, bis die wirklich wichtigen Mails bearbeitet sind.

Typische Symptome

• Tickets landen im falschen Team
• Eskalationen dauern Stunden oder Tage
• Keine Übersicht über Bearbeitungsstatus
• Wiederkehrende Standardanfragen binden teure Fachkräfte
• Kunden warten zu lange auf Antworten

Wie Aclue das Problem löst

Unsere Smart Inbox deckt den gesamten Prozess der intelligenten Posteingangsverarbeitung ab — von der Vorverarbeitung bis zur automatischen Ausführung von Folgeaktionen.

Texterkennung (OCR): Gescannte oder fotografierte Dokumente, handschriftliche Notizen, komplexe E-Mail-Anhänge — wir machen alle Inhalte maschinenlesbar.

KI-Klassifizierung: Large Language Models (LLMs) kategorisieren eingehende Nachrichten und Dokumente präzise nach Inhalt, Absender und Dringlichkeit.

Informationsextraktion: Relevante Daten — Kundennummern, Rechnungsdetails, Termine — werden automatisch extrahiert und für die Weiterverarbeitung aufbereitet.

Automatisiertes Routing und Antwort: Standardfragen werden direkt beantwortet, komplexe Fälle an die richtigen Teams weitergeleitet. Bei Unsicherheit entscheidet der Mensch — und trainiert dabei die KI.

LLM-Flexibilität: Je nach Ihren Anforderungen — Datenschutz, Kosten, Performance — wählen wir das passende Modell (OpenAI, Gemini, Claude oder Open-Source) und integrieren es optimal in Ihre Arbeitsabläufe.

Konkrete Anwendungen

• Kundenservice: Automatische Klassifizierung und Priorisierung von Kundenanfragen
• HR: Bewerbungseingänge automatisch vorqualifizieren und zuordnen
• Finance: Rechnungseingänge erkennen und an Buchhaltung weiterleiten
• Vertrieb: Leads automatisch qualifizieren und dem richtigen Vertriebler zuweisen
• Auftragsbestätigungen: 12.000 Bestellungen pro Jahr automatisch aus E-Mails und Anhängen auslesen, mit offenen Bestellungen abgleichen und ins ERP übertragen
• Schadenmeldungen: Dokumente automatisch klassifizieren und an die zuständige Abteilung weiterleiten

Was kostet Sie das heute?

Bereich	Typische Ausgangssituation	Potenzial mit Automatisierung
E-Mail-Volumen	500+ E-Mails pro Tag im zentralen Posteingang	70 % automatisch klassifiziert und geroutet
Personalaufwand	2 FTE für manuelle Sortierung und Routing	0,5 FTE für Qualitätssicherung
Reaktionszeit	Stunden bis Tage	Minuten
Eskalationen	Kritische Fristen werden übersehen	Automatische Priorisierung und Eskalation
Wirtschaftlicher Effekt	~100.000 €/Jahr reine Sortierarbeit	~70.000 €/Jahr eingespart
ROI-Zeitraum	—	4–8 Monate

Das Ergebnis

70 % weniger manuelle Sortierarbeit, Reaktionszeit von Tagen auf Minuten reduziert, zufriedenere Kunden und entlastete Teams.

Wo das bereits funktioniert

Intrum — 70 % weniger manuelle Sortierarbeit bei Finanzdienstleistern

Weiterführend

Dokumentenverarbeitung · Wissensmanagement · Branche: Finanzdienstleistungen